Saber cómo implantar la norma ISO en tu compañía es sencillo con las herramientas adecuadas. Sobretodo con Qualiteasy. Con la formación presencial o telemática que ofrece Qualiteasy, todo tu equipo podrá adquirir los conocimientos necesarios para poder gestionar de manera eficaz y sencilla todas las potentes herramientas que ofrece Qualiteasy 7.21 Flash Cloud.
Ahora sí, empecemos con el caso de éxito:
¿A qué se dedica Smith & Nephew
Durante más de 150 años, Smith & Nephew ha desarrollado productos sanitarios con tecnología pionera para los profesionales sanitarios de todo el mundo. Con la ayuda de un equipamiento innovador y técnicas quirúrgicas menos invasivas, los pacientes pueden disfrutar de una mayor movilidad y una recuperación más rápida.
Su estrategia de negocio está basada en la investigación y el desarrollo, fabricación y comercialización de productos sanitarios de alta innovación tecnológica.
En España. Smith & Nephew se dedica a la comercialización de los productos del grupo, tanto a nivel hospitalario como farmacéutico.
Desde hace varios años, Smith & Nephew utiliza Qualiteasy en su versión Cloud para gestionar su sistema de calidad.
Cómo Se Decide Smith & Nephew A Empezar El Proceso De Implantación De Un Sistema De Calidad
Aquí os dejamos parte de la entrevista para el caso de éxito de la implantación de Qualiteasy en Smith & Nephew.
¿Cuándo Y Por Qué Se Plantean Certificarse Por Una Normativa Como La ISO?
Las normas ISO suponen una certificación de los estándares de calidad de los procesos de nuestra empresa.
¿Ya Contaban Con Un Responsable De Calidad Antes Del Proceso De Implantación?
Sí, disponemos de un departamento de Asuntos Regulatorios y Calidad, que entre otras funciones se encarga del sistema de gestión de la calidad.
¿Ha Sido Un Proceso De Implantación Con Acompañamiento De Un Consultor O No?
Sí, nuestro consultor ha realizado el acompañamiento de l amigración al sistema electrónico (Qualiteasy) para realizar la introducción inicial de la documentación y adaptar los procedimientos al nuevo software en cuanto a circuitos electrónicos y procesos de firma en el sistema.
¿En Qué Momento Se Deciden A Buscar Un Software Para Gestionar La Calidad En Su Organización?
Para agilizar los procesos, ya que gran parte de los usuarios pasan una parte importante del tiempo fuera de la oficina y es necesario un sistema que les permita visualizar, revisar y firmar documentación de forma itinerante.
¿Cómo Contactan Con Qualiteasy?
A través de una búsqueda de diferentes herramientas online con sistemas de gestión documental y de calidad.
¿Por Qué Escogen El Producto? ¿Habían Explorado Otras Opciones?
La ventaja de Qualiteasy es la rapidez de implementación frente a otras herramientas, puesto que en dos fases (1a de diseño de procesos y perfiles de usuarios y 2a de introducción de la información) se pudo implementar la herramienta en unos 3 meses para España y Portugal.
Respecto al concepto de calidad
¿Cómo Se Demuestra El Compromiso De La Dirección Con La Calidad?
En su implicación en proyectos de calidad y en la apuesta por nuevas tecnologías para mejorar nuestros procesos.
¿Cómo Creen Que Sus Clientes Perciben Esos Compromiso Con La Calidad? ¿Qué Inputs Tienen De Ellos Y Cómo Los Obtienen?
Ahora podemos ser más ágiles en ofrecerles cualquier información técnica, ya que nuestros delegados pueden descargar la información de la web y enviarla o imprimirla en cualquier lugar accediendo a la web vía internet.
¿De Qué Manera Sus Clientes Perciben Que Sus Opiniones Han Sido Recogidas?
Qualiteasy es para el uso interno del personal de Smith & Nephew, no para nuestros clientes.
¿Les Ha Ayudado Estar Certificados A Fidelizar O Ganar Clientes O Es Más Un Proceso De Mejora Que Solo Percibe La Organización Internamente?
La certificación del sistema de calidad es parte de la política del grupo a nivel internacional, si bien cada vez más clientes tanto del sector privado como del público solicitan qué tipo de certificación disponemos.
Al implantar la norma ISO con la plataforma Qualiteasy 7.21 Podrás:
Establecer el árbol de documentos propio del Sistema de Gestión de Calidad (manual, mapa de procesos, diagramas de flujo, formularios, registros, instrucciones de trabajo,…).
Validación electrónica de documentos.
Publicar documentos externos o documentos que no requieren una validación, para facilitar la consulta del personal de la organización.
Establecer el circuito relacionado con la introducción y curso de No-conformidades y Acciones correctivas.
Poner a disposición del personal el Plan anual de Auditorías (con el objetivo de que se conozca cómo, cuándo y qué procesos o departamentos van a ser auditados).
Poner en marcha, aprobar, comunicar y dar seguimiento al Plan Anual de Formación (correspondiente a los profesionales de la organización y a los usuarios relacionados con la misma).
Realizar un informe de los indicadores asociados a cada proceso y sus seguimientos. Tanto a nivel global como a nivel proceso.
Posibilidad de consulta de estadísticas. Permite controlar cuantitativamente el número de incidencias, reclamaciones, no conformidades y acciones correctivas que se producen en la organización (dando respuesta a los indicadores cuantitativos establecidos para cada proceso).
Encuestas online para poder enviar a clientes internos o externos.
Interfaz gráfica de consulta de la información.
Respecto al uso del software Qualiteasy
¿Qué Prestaciones O Funcionalidades Del Software Son Las Más Utilizadas?
El proceso de revisión y aprobación para material técnico y promocional, así como la notificación de no conformidades y CAPAs* para reclamaciones y notificaciones de calidad.
¿Cuántas Personas De La Organización Interactúan Con La Aplicación Y Para Qué Finalidades?
Toda la organización tiene acceso a Qualiteasy, si bien es más utilizada por el área técnica, Marketing y Atención al Cliente.
¿Los Clientes Tienen Alguna Interacción Con El Software (Módulo De Encuestas De Satisfacción, Posibilidad De Quejas Directamente…?
De momento no tienen acceso al software, aunque es posible que en un futuro se envíen encuestas con link a Qualiteasy.
¿Qué Prestaciones Cree Que El Software Ofrece Pero No Son De Utilidad Para Su Tipología De Organización?
La parte de formación, ya que no es gestionada por el área de Calidad sino por Recursos Humanos.
¿Qué Prestaciones Echan De Menos En La Plataforma Qualiteasy?
Un sistema de alertas cuando las no conformidades caducan, así como para los documentos (certificados), que tienen un periodo de validez y recordatorios para usuarios que tienen documentos pendientes de revisión. Esto hay que realizarlo manualmente y es muy laborioso.
Respecto al servicio de soporte a la implantación del software qualiteasy
¿Qué Aspectos Del Soporte Y Acompañamiento Ofrecido Por Qualiteasy Valora Más Positivamente?
La formación in-company y la rapidez en la resolución de dudas sobre la aplicación.
¿Por Qué Optaron Por El Alquiler De La Aplicación En Lugar De La Adquisición De Licencia?
Por ser un sistema más flexible con el mantenimiento de la aplicación y del servidor incluidos.
¿Qué beneficios ha tenido esta mejora?
¿Qué tipo de beneficios y ventajas cree que ha supuesto para su organización implantar un sistema de Calidad?
Ya disponíamos de un sistema de calidad de Qualiteasy, sólo que ahora se ha optado por optimizarlo y agilizarlo mediante un software. Los usuarios observan que los procesos son más rápidos y sencillos una vez entran en la nueva dinámica.
¿Cree que actualmente es posible llevar a cabo una implantación de un sistema de calidad sin herramientas TIC?
En S&N el sistema de calidad se implantó antes de que estas herramientas fueran utilizadas de forma habitual. Sin embargo, para empresas que lo implementen de cero es una forma de ahorrar tiempo y esfuerzo, ya que sólo hay que moldear los proceso, la esencia está definida en el sistema.
¿Qué otras acciones complementarias realizan para ser percibidos por el cliente como una organización que apuesta por la calidad?
El servicio personalizado por parte de todo nuestro personal; desde la red de ventas hasta atención al cliente y el área técnica nos esforzamos por atender las necesidades de nuestros clientes.
Por último, Defina con un breve párrafo lo que considere que ha sido lo mejor y más interesante del proceso para su organización.
El proceso de implementación de Qualiteasy ha permitido que el ciclo de vida de los documentos sea gestionado por el sistema. El usuario aprueba los documentos en borrador y los antiguas quedan en obsoletos automáticamente. Además, es posible tener una visión global de la cantidad de información que está siendo tratada en cada momento, ya sea a nivel documental o de gestión de no conformidades y CAPA*, tanto por parte del área técnica como de los propios usuarios para los procesos en los que intervienen.
Regina Vargas
Regulatory & Quality Manager Iberia