Te explicamos cómo implantar la norma ISO 9001:2015 y el Modelo de Excelencia EFQM con la plataforma cloud Qualiteasy en una Empresa de Consultoría Estratégica.
¿Qué es Anova IT Consulting, S.L.?
Anova IT Consulting es una consultora estratégica de innovación, tecnologías de la información, formación e I+D. Fundada en el año 2003 cuenta actualmente con delegaciones en Madrid, Cataluña, Galicia, Extremadura, Castilla y León, Castilla La Mancha y Andalucía. A nivel internacional cuenta con delegaciones en Panamá y Colombia y proyectos europeos en colaboración con entidades públicas de Inglaterra, Italia, Irlanda, Francia, Grecia, Polonia, Alemania y Austria.
Desarrolla su actividad en los sectores de las Administraciones Públicas, Universidades, Transportes, Turismo, Defensa, Sanidad y Banca.
Está especializada en el desarrollo de sistemas de movilidad, seguridad de la información, videovigilancia inteligente, asistentes virtuales, smart cities, I+D+i y formación especializada en TIC.
La sede central está ubicada en Tecnoalcalá, Campus Científico Tecnológico de la Universidad de Alcalá, potenciando uno de los ejes de su actividad, la colaboración y transferencia tecnológica con el mundo universitario.
Introducción al proceso de implantación de un sistema de calidad
¿Cuándo y por qué se plantean certificarse por una normativa como la ISO?
Es en el año 2008 cuando la dirección de Anova decide la implantación del sistema de calidad ISO 9001.
La Filosofía de Anova IT Consulting siempre ha consistido en asegurar la calidad total en todo lo que hace y procurar una mejora permanente en la organización. La definición de sus procesos, así como el sometimiento en el cumplimiento de sus procedimientos ayudarían a dar continuidad a este sistema de calidad.
¿Ya contaban con responsable de calidad antes del proceso de implantación?
La figura del director de Calidad surge antes el deseo de centralizar y potenciar un sistema de calidad integral.
¿Ha sido un proceso con acompañamiento de consultor o no?
En el proceso de implantación sí recibimos la ayuda externa de un consultor especializado en los diferentes sistemas de calidad, actualmente la gestión se lleva a cabo íntegramente por el Departamento de Calidad.
¿En qué momento se deciden a buscar un Software para implantar la norma ISO 9001:2015?
Pensamos que la decisión de implantar la norma utilizando desde el principio un software garantizaría la eficacia y eficiencia de los procesos.
¿Cómo contactan con Qualiteasy?
Fue nuestro consultor quien nos recomienda dicha aplicación.
¿Por qué escogen el producto? ¿Habían explorado otras opciones?
Nos gustó la idea de que fuera una herramienta online, a la que pudieran acceder trabajadores/as que están desplazados en el cliente, o que facilite el teletrabajo.
Respecto al concepto de calidad
¿Cómo Se Demuestra El Compromiso De La Dirección Con La Calidad?
El hecho mismo de que exista un director de calidad pone de manifiesto la importancia que la cúpula directiva está dándole a su sistema de calidad integral.
¿Cómo Creen Que Sus Clientes Perciben Esos Compromiso Con La Calidad? ¿Qué Inputs Tienen De Ellos Y Cómo Los Obtienen?
Los resultados obtenidos en las encuestas son un buen índice para medir el grado de satisfacción de los más de 3000 clientes que tenemos dentro de las Administraciones Públicas, Banca y Seguros, Industria y Servicios, Universidades y Entidades sin fin de lucro.
¿Les Ha Ayudado Estar Certificados A Fidelizar O Ganar Clientes O Es Más Un Proceso De Mejora Que Solo Percibe La Organización Internamente?
Las acreditaciones externas en el cumplimiento de requisitos y estándares de gestión de calidad es un factor importante en un sector tan competitivo como es la consultoría.
El compromiso y fidelización de Anova se pone de manifiesto mediante la firma de acuerdos y reconocimientos públicos. En el año 2009, Anova IT Consulting recibe la medalla de Plata de la Universidad de Alcalá en reconocimiento a su trayectoria de I+D en cooperación con los distintos departamentos y centros de investigación y desarrollo de la Universidad de Alcalá así como por la colaboración prestada a los estudiantes de esta Universidad como empresa que acoge alumnos en prácticas.
Al implantar la norma ISO 9001 con la plataforma Qualiteasy 7.21 Podrás:
Establecer el árbol de documentos propio del Sistema de Gestión de Calidad (manual, mapa de procesos, diagramas de flujo, formularios, registros, instrucciones de trabajo,…).
Validación electrónica de documentos.
Publicar documentos externos o documentos que no requieren una validación, para facilitar la consulta del personal de la organización.
Establecer el circuito relacionado con la introducción y curso de No-conformidades y Acciones correctivas.
Poner a disposición del personal el Plan anual de Auditorías (con el objetivo de que se conozca cómo, cuándo y qué procesos o departamentos van a ser auditados).
Poner en marcha, aprobar, comunicar y dar seguimiento al Plan Anual de Formación (correspondiente a los profesionales de la organización y a los usuarios relacionados con la misma).
Realizar un informe de los indicadores asociados a cada proceso y sus seguimientos. Tanto a nivel global como a nivel proceso.
Posibilidad de consulta de estadísticas. Permite controlar cuantitativamente el número de incidencias, reclamaciones, no conformidades y acciones correctivas que se producen en la organización. De esta manera da respuesta a los indicadores cuantitativos establecidos para cada proceso.
Encuestas online para poder enviar a clientes internos o externos.
Interfaz gráfica de consulta de la información.
Respecto al uso del software de gestión para la norma ISO Qualiteasy 7.21 Flash Cloud.
¿Qué prestaciones o funcionalidades del software son las más utilizadas?
El módulo de gestión documental y gestión de incidencias son las más utilizadas. El hecho de que los documentos se puedan validar electrónicamente nos facilita mucho el proceso.
¿Cuántas personas de la organización interactúan con la aplicación Qualiteasy y para qué finalidades?
Gracias a la opción que existe de acceso restringido a información todas las personas de la organización tienen acceso a la aplicación.
El uso fundamental de Qualiteasy:
- Repositorio de documentación.
- Participar en encuestas de satisfacción.
- Notificar sugerencias/quejas.
¿Los clientes tienen alguna interacción con el software (encuestas de satisfacción, posibilidad de quejas directamente,...?
De momento los únicos que acceden a la aplicación son los clientes internos, los trabajadores/as.
Respecto al servicio de soporte a la implantación.
Toda la formación de la plataforma se ha realizado online. ¿Nos podrías explicar la experiencia y hacer una valoración de la metodología?
Dado que Qualiteasy es una herramienta muy intuitiva con la formación inicial sobre el funcionamiento básico de la aplicación y los manuales que se entregan resulta fácil de utilizar. Destacar positivamente la atención recibida cada vez que hemos tenido alguna duda, las personas que nos han atendido han sido rápidas y eficaces.
¿Por qué optaron por adquirir la licencia del producto en lugar del alquiler de la misma en modelo ASP?
Por un tema informático. Teníamos algún problema con el alquiler de la aplicación.
Beneficios de implantar la norma ISO 9001:2015 con Qualiteasy.
¿Qué tipo de beneficios y ventajas cree que ha supuesto para su organización implantar un sistema de Calidad?
La estandarización de nuestros servicios y procesos ha supuesto una mejora en la eficacia de la organización, lo cual ha repercutido directamente en la confianza de nuestros clientes.
La implantación de un sistema de calidad es una forma de conocer la empresa, saber desde el punto en que se parte para saber qué es lo que se desea alcanzar, base de toda organización, conocer los objetivos y si se consiguen o no y por qué.
Además no hay que olvidar que la certificación ISO 9001 ha supuesto una condición necesaria para poder competir con garantías tanto en el mercado nacional como el internacional.
Implantar un sistema de calidad es implantar un espíritu de mejora continua entre todos los miembros de una empresa
¿Cree que actualmente es posible llevar a cabo una implantación de un sistema de calidad sin herramientas TIC?
Sí es posible, aunque evidentemente un software te facilita su gestión.
Cuanto más automatizado esté todo menos errores se producen y por tanto más fiable es el sistema.
¿Qué otras acciones complementarias realizan para ser percibidos por el cliente como una organización que apuesta por la calidad?
En los últimos años hemos sido testigos de los numerosos cambios que han tenido lugar en la empresa. Lo que jamás ha cambiado es nuestro compromiso de mantener unos altos niveles de excelencia ética.
En Anova IT Consulting fomentamos la innovación y la competitividad en todas las áreas de la empresa, propiciando la creación y difusión del conocimiento, fundamentales para conseguir nuestra meta que no es otra que la eficiencia, buscando las mejores aplicaciones a la tecnología.
En el año 2009 el Club de Excelencia en Gestión (Representante del modelo EFQM en España) otorga el sello de Compromiso hacia la Excelencia Europea por su sistema de gestión a Anova IT Consulting. Recientemente ha sido galardonada con el Distintivo de Igualdad en la Empresa, reconocimiento que el ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad concede a aquellas empresas que destacan de forma relevante y especialmente significativa en la aplicación de políticas de igualdad de trato y oportunidades con sus trabajadoras y trabajadores.
¿Qué considera que ha sido lo mejor y más interesante del proceso para su organización?
En relación con la herramienta
Fundamentalmente nos ayuda como gestor documental, pudiendo tener un control riguroso sobre las diferentes versiones de los documentos de la organización.
La posibilidad de que las encuestas se realicen a través de Qualiteasy 7.21 de forma anónima nos ha permitido llegar a todos los trabajadores/as de la empresa, y aumentar así el grado de participación, haciendo más fiables los datos que se obtienen.
Ha potenciado la comunicación interna con los compañeros de otras sedes, que antes al no poder acceder al servidor central desde el cliente no podía acceder a documentos internos, y además pueden reportar quejas y/o sugerencias de forma totalmente anónima.
En relación a la implantación del sistema de calidad
Nos ha permitido llegar a las necesidades de nuestros clientes, profundizar sobre ellas y mejorar su grado de satisfacción. Esto repercute directamente sobre los resultados y beneficios de la empresa.
Sonia Alises Castilla
Directora de RRHH y Calidad
La visión del consultor
Nuestra empresa de consultoría estratégica Eurosinergias Empresariales, SL, fue contratada en el año 2008 para desarrollar un proyecto que tenía un objetivo ambicioso: implementar y obtener la certificación en la norma UNE-EN ISO 9001:2008 y el reconocimiento + 200 puntos del sello de excelencia EFQM “Compromiso hacia la Excelencia Europea”. Además, lograr estos objetivos en un tiempo récord que no superase los 5 meses.
Primeros pasos para implantar la norma ISO 9001
La primera actividad realizada por el equipo de consultoría fue el de realizar un diagnóstico previo que nos aportase información sobre la situación de partida de Anova IT Consulting en relación al funcionamiento de los Sistemas de Gestión de la Calidad e identificase los principales “riesgos” del proyecto.
De cara a asegurar que el proyecto concluyera en los plazos asignados, y que el proceso de implementación permitiera abordar todos los puntos que las normas establecen, consideramos de vital importancia dos aspectos claves:
- Introducir Qualiteasy como herramienta de gestión del sistema de calidad. De esta forma, logramos gestionar el acceso a la documentación del sistema de gestión desde el primer momento, aseguramos el acceso de todo el personal y facilitamos la operatividad de diversos procesos asociados a la mejora continua.
-
Fijar un calendario de reuniones de consultoría presencial y en modo on line a partir del acceso de nuestro equipo consultor a Qualiteasy. A diferencia de un proyecto únicamente presencial, la posibilidad de interactuar entre cliente y consultor a través de una herramienta online de este tipo permite reducir notablemente el tiempo de implementación y los costes del proyecto asociados a la presencia del equipo consultor en las instalaciones de la empresa cliente.
Después de implantar la norma ISO 9001
Una vez transcurridos cuatro años desde la finalización del proyecto, Eurosinergias Empresariales, SL sigue colaborando todos los años con Anova IT Consulting para la realización de las auditorías internas del sistema de gestión de la calidad. También la asistencia técnica de cara a la preparación y registros de las actividades de autoevaluación.