Las auditorías internas son una gran oportunidad de crecimiento para el personal de la compañía y de mejora para el propio sistema de calidad.
Recomiendo tomarlas como un ejercicio de gran valor y no verla como un ¡trámite latoso a superar!
El punto 9.2 de la ISO 9001:2015 nos trae este rubro tan interesante y a la vez a veces polémico en las compañías, las auditorías internas.
"Las auditorias internas son una gran oportunidad de crecimiento"
Debemos tener presente que las auditorías Internas son una gran oportunidad para todos, ya que es un trabajo en equipo en dónde se revisan las acciones realizadas a través de los registros para asegurar la trazabilidad, se entrevistan a los trabajadores haciendo partícipes y que ganen más confianza con el proceso de ser auditados, nos brinda también la oportunidad de revisar las acciones de auditorias pasadas, los procedimientos, manuales, objetivos… y obtener una casi perfecta radiografía del sistema de calidad para así encaminar los trabajos para preparar la auditoría de certificación bajo la ISO.
Imprescindible para certificar la ISO 9001:2015
La auditoría interna es un proceso al que están obligadas todas las compañías a pasar como parte de los requerimientos de estar certificados en la ISO 9001:2015. Se considera una herramienta de revisión interna eficaz y necesaria, por ende, debemos buscar estrategias que la hagan una herramienta de valor para prepararnos para una certificación.
5 puntos necesarios para una Auditoria Interna de éxito:
1. Planificación Eficaz:
Se requiere planificar con antelación las auditorías internas, los programas deben ser aprobados y difundidos entre las áreas correspondientes (hacer públicos).
Yo añadiría algo más, siempre que sea posible, se deberían tratar “negociar” las fechas, sin perder de vista el cumplimiento de la norma y el bien colectivo, pero si el departamento auditado se siente partícipe de ese calendario, siempre estará mucho más receptivo el día de la auditoría.
Una vez aprobado, es crucial ceñirse al calendario y cumplirlo, de otra forma este perderá valor y creará confusión.
2. Entrevista: Oportunidad de escucha activa
Todo y que una auditoría interna es mucho más que una entrevista, no debemos obviar que es una herramienta de gran valor. El personal de otras áreas distintas a calidad que deben trabajar bajo procedimientos y usar los registros que allí se incluyen, son los que más información nos pueden dar al respecto.
Si por el casual se detectara durante una auditoría interna registros mal cumplimentados (seguramente no pase en tu compañía pero si sabes de alguien quizás esto le pueda ayudar), es importante escuchar el otro lado, entender que pasa con ese registro, porque las normas de calidad están para cumplirlas pero sin entorpecer el trabajo y la productividad, ¡se puede aprender mucho escuchando a un operario de producción!
Customer focus
Entender el sistema desde el propio usuario y ahí identificar si el registros es mejorable o quizás sea falta de formación. El grupo auditor debe actuar en ese momento como un escáner para identificar los puntos a fortalecer en la compañía/personal.
Además, durante este entrevista es importante que la persona/departamento auditado entienda que es una auditoría (aunque parezca muy obvio, me he sorprendido muchas veces), que se sensibilice con el proceso y sobretodo asegurarnos que las personas han entendido los objetivos de la compañía y los procedimientos implementados.
3. Revisión
Esta parte es la parte más objetiva del proceso, los puntos más relevantes a revisar son:
- Auditorías anteriores: No solo las internas, yo solía incluir en el proceso las auditorias de certificación del año anterior y si es posible, las de clientes también, para analizar y comparar resultados obtenidos.
- No Conformidades: revisión de todas las no conformidades del periodo a auditar, tanto las cerradas como las abiertas. Hoy en día ya es común ver un sistema de evaluación de recurrencia (hablaremos de esto en otro capítulo) para poder revisar la eficacia de las acciones implementadas.
- Acciones Correctivas y Preventivas implementadas: los puntos más relevantes aquí es evaluar si esta acción resolvió el ítem en cuestión y si fue necesarias más acciones. También uno de los métricos (KPIs) más comunes es ver cuantas se cierran dentro de la fecha previstas y cuantas requieren una ampliación del periodo, esto nos da una idea del grado de capacidad de planificación que tiene la compañía.
- Entendimiento de los procedimientos y nivel de formación del personal: esto se puede ver a través de los registros si están siendo cumplimentados de forma adecuada, preguntando sobre las actividades realizadas (modus operandi) para evaluar si lo hacen según el procedimiento. Sería la información más objetiva que se extrae de la entrevista o de la propia revisión de documentación del área auditada.
4. Informe final para dirección
El Informe final debe contener las observaciones detectadas, darle una categoría según el propio sistema de calidad y proponer un plan de acción con fechas.
Es la oportunidad para evaluar las inversiones que se requieran para mejorar el sistema de calidad, proponer nuevas actividades o reforzar formaciones que hayan quedado obsoletas.
Este informe debe ser entregado y aprobado por la alta dirección, ya que como veníamos diciendo en capítulos anteriores, el papel de la dirección sobre el sistema de calidad ahora es más relevante que nunca.
5. Publicación y Seguimiento de las actividades
Una vez aprobadas las actividades por dirección, se deben comunicar a todo el personal, hacer partícipe de este ejercicio y su resultado, es importante crear conciencia de equipo y que se trabaje en pro de reforzar las puntos de mejora.
No olvidemos que las auditorias internas, más allá de ser un punto a cumplir de la norma, es nuestra “arma” mas valiosa para estar preparados para la auditoría de certificación y vale la pena aprovecharlo al máximo.
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